A localização, escala e natureza da acção de uma Organização determina as suas Partes Interessadas, que esperam ser reconhecidas enquanto tal quando, o efeito da acção de uma Organização sobre elas é directo ou imediato.
Para as Organizações identificarem as Partes Interessadas os gestores devem responder às seguintes questões:
Quem são os utilizadores dos nossos produtos ou serviços?
Quem participa no processo de concepção ou produção?
A quem prestamos contas da nossa actividade?
A quem mais afecta o desenvolvimento da nossa actividade?
Uma técnica fundamental a toda a implementação do Plano de Responsabilidade Social Empresarial é a seriação das Partes Interessadas. Recomenda-se o uso da técnica de mapeamento, forma de representação visual da variedade de relações, directas e indirectas, da Organização, a sua proximidade e a sua força devendo ser considerada o estabelecimento de prioridades, em função dos seguintes critérios:
Vínculo
Organizações para com as quais a Organização tem ou terá obrigações (legais, operacionais, financeiras);
Influência
Organizações que têm implicação directa na concretização dos objectivos estabelecidos pela Organização, quer seja positiva ou negativamente;
Proximidade
Organizações com as quais há interacção directa;
Dependência
Organizações que estão directa ou indirecta da Organização;
Representação
Organizações que formal ou informalmente e legitimadas reclamam a representação de outros indivíduos.
O Envolvimento das Parte Interessadas passo-a-passo
1- Razões para o envolvimento das Partes Interessadas
Ao contemplar o envolvimento das Partes Interessadas a Organização estará apta a conhecer melhor os impactes das suas acções permitindo-lhe assim ajustar os seus valores, princípios, missão, estratégia e adoptando acções que conduzem a um maior sucesso Organizacional.
As razões para o envolvimento das Partes Interessadas determinam a forma de envolvimento e as expectativas das Partes Interessadas, as quais podem mudar ao longo do tempo.
Contudo, é importante estabelecer o papel de cada Parte Interessada no contexto global da Organização:
Qual o papel das Partes Interessadas na Organização: é consultivo ou participativo?
A Organização está preparada para efectuar as mudanças fruto do envolvimento das Partes Interessadas?
A acção requerida às Partes Interessadas está ajustada ao seu grau de influência?
2- Planificar o processo de envolvimento das Partes Interessadas
Nesta fase é crucial estabelecer os objectivos do envolvimento, ou seja, o que a Organização e as Partes Interessas pretendem e necessitam deste envolvimento e elaborar um plano.
O plano de envolvimento deve:
Descrever cada grupo de Partes Interessadas e todos os subgrupos e identificando os indivíduos garantindo que os mesmos são representativos do grupo em que se inserem;
Descrever processos de envolvimento já existentes na Organização, uma vez que estes podem ser usados como base para o desenvolvimento de uma abordagem mais sistémica;
Quando o processo de envolvimento já existente ocorre num contexto de certificação ou de crise, deve incluir interlocutores representativos detentores de autoridade legal e/ou moral enquanto interlocutores privilegiados, no seu grupo;
Descrever a capacidade do grupo em envolver-se em assuntos específicos no âmbito de actuação da Organização;
Contemplar a eventual necessidade de recursos de participação com eventual recurso a facilitadores;
Estipular para cada grupo de Partes Interessadas a abordagem de envolvimento mais adequada (entrevistas de grupo ou individuais, estudos, reuniões, conselhos consultivos, ou outros). A abordagem escolhida deve: reflectir os objectivos do envolvimento, a capacidade das Partes Interessadas, os custos envolvidos, as limitações de tempo e a informação qualitativa e quantitativa disponível;
Avaliar a necessidade de envolver no processo a ajuda de um facilitador profissional.
3- Iniciar o diálogo
Um espírito de respeito e abertura irá aumentar as oportunidades de benefício mútuo. Assim, as Partes Interessadas, ao serem convidadas, devem estar informadas do grau de influência e de compromisso.
4- Manter o diálogo e cumprir os compromissos
Não existindo uma abordagem-tipo para cada grupo de Partes Interessadas, é fundamental para o processo de envolvimento que ambas as partes estejam de acordo sobre a abordagem e os resultados daí resultantes. O diálogo deve ser mantido de acordo com o processo que foi aprovado.